根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》等有关规定,按照我院《贺州市中医医院关于印发货物类、服务类、工程类项目采购管理办法》的有关要求,现对贺州市中医医院采购项目进行公开采购,欢迎符合条件的供应商前来参加采购活动。具体事项如下:

一、采购项目名称:档案整理及数字化服务

二、采购项目编号:RSKFW202428

三、采购项目需求及说明(具体参数、数量、简要规格描述或项目基本概况介绍):

(一)采购内容:本次档案整理的内容为2015-2022年未整理的档案,2023年文书、照片、实物、录音录像、设备、基建、科研档案整理,共整理约4430件,文书档案扫描约20000页(估算数量,最终以实际数量为准)。使用GD2016档案管理系统录入、扫描、质检并挂接校对。

(二)数字化加工技术要求:

符合《纸质档案数字化规范》(DA/T31-2017)要求。

2.1扫描、处理标准

2.1.1扫描图像必须与原图页面一一对应,不得出现颠倒、缺页、重页或错页情况;保持原档方向。

2.1.2分辨率:全部档案扫描分辨率标准为300dpi彩色。

2.1.3存储格式:以JPEG/JPG格式存储。

2.1.4文件命名:扫描形成文件命名必须与条目档号一一对应。

2.1.5图像内容:扫描的页面内容居中显示,不可出现明显偏左或偏右的现象,正文内容、页眉、页脚、反面印章、附件、手写注释等信息完整;图像内容与实体档案完全对应。

2.1.6图像整体倾斜不得超过1度,不得出现图像的一部分倾斜或扭曲而影响阅读的现象。如果档案页面存在部分倾斜的,以页面中标题纠正为准。

2.1.7清晰度:扫描图像字迹清晰、颜色恰当,不宜过浅和过深,应当保持原文原貌。

(三)扫描工作环节与质量要求:

扫描工作要遵循以下总则,严格管理,明确责任,落实安全保密管理机制和质量管理体制,确保档案原件和数字化档案信息的安全,确保各环节工作符合质量要求。具体工作包括数字化前处理、目录著录、档案拆分、档案扫描、图像处理、挂接的质量,档案及其档案信息的安全。各工作环节要求如下:

3.1数字化前处理:确定扫描范围,对需要扫描的文件进行编码。

3.2目录著录:条目著录采用GD2016档案管理系统,保证目录数据的正确性。软件最终能以指定格式EXCEL输出,并导入档案馆综合业务管理系统中,按照相关的行业标准与规范进行。条目与对应影像文件上传正确率要求达到100%。

3.2档案拆分:扫描之前,应在保护档案不受损害的前提下,拆除装订物(资料及档案内的成册材料不能拆),扫描完成后,拆除过装订物的档案应按原档案保管单位重新装订,并保持每页档案原有排列顺序不变,不掉页、左边和底边整齐。

3.3档案扫描:根据档案幅面的大小和纸张状况,选择相应扫描尺寸。扫描单位一律使用爱普生DS-50000平板扫描仪进行扫描。

3.4图像处理:应对扫描后的图像进行逐页纠偏、裁边处理和图像调整。图像偏度不得大于1度,图像拼接处信息要完整,不能缺少任何信息。裁边不能过度裁剪,应保持档案原有比例。

3.5档案装订:档案扫描完成后,要进行细致认真的装订。具体装订要求如下:遵循尽可能保持档案原貌的原则,对扫描后的档案进行装订。档案装订必须采用专用装订线或不锈钢钉进行装订,不可使用金属装订物;如原始档案中发现金属装订物,应予以剔除。档案左侧边缘与下边缘对齐。档案装订应尽可能地按照原来的装订孔位进行装订,力求保护原件。

3.6文件存储和备份:以目录数据库内该文件档号对扫描图像进行命名。扫描后的电子文件需要提交光盘存储做备份之用,对光盘制作成档案数据目录和全文(按JPEG/JPG存储格式)的数据光盘。

3.7数据上传:扫描图像文件应与目录数据进行上传。要核对每一份文件上传后的页码、页数与原文件相一致。

3.8质量自检:加工单位必须建立严格的质量检测体系,对加工的数据进行自检,自检达到验收质量标准的才能递交。

(四)安全要求:

严格遵守相关保密安全规定,档案整理和扫描工作必须在贺州市中医医院指定的场所内进行,确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案,如有违法者,将追究法律责任。施工单位应做到:

4.1与项目工作人员签订保密协议,加强对工作人员的保密教育。

4.2建立严格的保密制度,加强管理,杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

4.3扫描加工场地的安全及保密措施,具备保密设施,保证档案原件的安全和保密。

4.4不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备。

4.5加工过程安全要求:光驱和USB端口封闭使用。

四、采购预算金额(人民币):肆万壹仟零壹拾元(¥41010.00)

五、资金来源:财政项目资金。

六、本项目需要落实的政府采购政策:无

七、供应商资格要求:

(一)近三年内(本项目采购截止期前)报价单位被列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单及其他不符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定条件的供应商,将被拒绝其参与本次政府采购活动。以评标阶段本代理机构查询“信用中国”网站(www.creditchina.gov.cn)的结果并通过评审小组确认为准。

(二)本项目不接受联合体报价。

八、采购项目评定规则:

本项目采用最低价法进行评审。

九、报价文件格式:

见附件

十、报价文件递交截止时间和地点:

符合条件的供应商应于2024年10月23日17时00分前,将报价文件密封提交到内部审计科,逾期送达的将予以拒收。

十一、公告媒体、公告时间:

贺州市中医医院官网,公告期3个自然日

十二、联系事项:

采购人名称:贺州市中医医院

地址:贺州市八步区龙山路48号

联系人:李丽娟

联系电话:0774-5139160

贺州市中医医院

2024年10月21日

附件:贺州市中医医院档案整理及数字化服务预算(2024年).doc